Tietosuoja Hirvensalmen seurakunnassa
Suomen evankelis-luterilaisella kirkolla ja Hirvensalmen seurakunnalla on pitkät perinteet henkilötietojen käsittelyssä jokapäiväisessä toiminnassamme. Olemme aktiivinen osa yhteiskuntaa ja julkisoikeudellisena toimijana kaiken toimintamme on oltava läpinäkyvää sekä arvojemme mukaista. Vastuullisuus ja luottamuksellisuus korostuvat myös tietosuoja-asioissa ja olemme sitoutuneet suojaamaan jäsentemme, henkilöstömme sekä asiakkaidemme yksityisyyttä.
Tälle sivulle on koottu tietoa Hirvensalmen seurakunnan henkilötietojen käsittelystä.
Mitä tietoja minusta voidaan kerätä?
Seurakuntien toiminta ja jäsenyys edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Näitä ovat mm.
- tunnistamistiedot, kuten nimi ja henkilötunnus henkilön yksilöimiseksi
- yhteystiedot, kuten osoite, seurakunta, sähkopostiosoite ja puhelinnumero
- seurakunnan jäsenyyteen ja sen hoitamiseen liittyvät tiedot, kuten ilmoittautumiset tapahtumiin, tilaisuuksiin ja toimintaan sekä niihin liittyvät tiedot
- lisäksi voimme kerätä asiointiin, tilauksiin, sopimuksiin ja toimintaan liittyviä tietoja toimintaamme varten
Tietojen pääasiallinen lähde on henkilö itse. Tämän lisäksi voimme saada mm. jäsentietojärjestelmän yhteystietojen päivittämiseen tietoja väestötietojärjestelmästä.
Mihin henkilötietojani käytetään?
Käytämme henkilötietoja Hirvensalmen seurakunnan toiminnan ylläpitämisen, jäsenyyden ja asiakassuhteiden hoitamiseen. Lisäksi käytämme henkilötietoja toiminnan ja palveluiden tuottamiseen, kehittämiseen ja laadunvarmistukseen.
Käsittelyn oikeusperusteet:
Käsittelemme tietojasi lakisääteisiin velvoitteisiin perustuen, esimerkiksi Kirkkolaki määrää kirkonkirjoista. Käsittelemme tietojasi myös rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella seurakunnan jäsenyyden, palvelussuhteen tai muun merkityksellisen asiakassuhteen johdosta. Käsittelemme henkilötietoja myös sopimussuhteen perusteella, esimerkiksi vuokrasopimukseen liittyen. Lisäksi voimme käsitellä tietoja henkilön antaman suostumukseen perustuen.
Miten tietoja säilytetään ja suojataan?
Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä hyvää hallintotapaa ja tietosuojakäytäntöjä. Olemme arvioineet käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtyneet tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi. Pääsy tietoon on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtävissään. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä tai käsittelemiseltä sekä teknisin että hallinnollisin toimenpitein.
Kuinka kauan tietojani säilytetään?
Säilytämme henkilötietojasi tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tietosuojaselosteiden esittämät käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten Kirkkolain, väestökirjanpidon, sekä kirjanpitoa ja muuta toimintaan koskevien vastuiden toteuttamiseksi ja niide nasianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
Velvollisuus kertoa tietojen kirjaamisesta
Perjantaina 25.05.2018 tuli voimaan EU:n yleinen tietosuoja-asetus, jonka mukaisesti rekisteröidylle henkilölle on annettava tieto, jos hänen henkilötietojaan kirjataan johonkin henkilörekisteriin.
Henkilötietoja ovat muun muassa nimi- ja osoitetiedot. Lisäksi rekisteröidylle on kerrottava henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan sekä rekisteröidyn oikeuksista.
Rekisteriin kirjatun oikeudet
Kun henkilötietoja on kirjattu, sinulla on oikeus...
- saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot
- vaatia henkilötietojesi oikaisemista, tietojen täydentämistä tai poistamista
- peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä niiltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen
- vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, jos katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti
- tehdä pyyntö tietojen tarkistuksesta ja muutoksista kirjallisena ja toimittaa se henkilökohtaisesti Hirvensalmen seurakuntaan.
Pyynnön tekijän on todistettava henkilöllisyytensä silloin kun hän toimittaa pyynnön käsiteltäväksi. Sen jälkeen asiakirja välitetään toimivaltaiselle rekiterinpitäjälle.